Fique por dentro das diferenças entre NF-e e NFS-e

Você sabe quais são as diferenças entre NF-e e NFS-e?

Ao longo de muitos anos, comerciantes, empresários, fabricantes e outros tipos de profissionais se habituaram ao uso da nota fiscal, um documento simples, mas essencial para o adequado desenvolvimento de sua atuação. Porém, desde 2008, a tarefa corriqueira de emitir o registro vem exigindo uma adaptação técnica em vista da implantação do modelo eletrônico, comumente chamado de NF-e.

Para alguns a mudança aconteceu de maneira rápida e descomplicada, mas para outros a falta de familiaridade com o tema e com a máquina (o computador!) gerou certos contratempos no andamento rotineiro de trabalho. Seja como for, o prazo de adaptação passou e o uso do documento eletrônico, em substituição à versão de papel, se tornou obrigatório para boa parte das empresas.

Paralelamente, as prefeituras de cada cidade também começaram a se modernizar, implantando a NFS-e, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Foi então que as siglas começaram a se complicar: NF-e ou NFS-e? Para que serve exatamente cada tipo de documento?

Embora, pela natureza de sua atividade, profissionais diferentes lidem com uma ou com outra nota específica, não é todo mundo que entende bem a diferença entre elas. Aí é comum que haja confusão na hora de falar sobre o assunto.

Para quem vai começar um negócio, principalmente, é muito importante estar por dentro dessas questões, afinal, os padrões a serem adotados devem ser processados com assertividade e segurança. Portanto, conheça melhor as diferenças entre NF-e e NFS-e:

1. Conteúdo a ser registrado: A primeira e mais evidente diferença entre Nota Fiscal Eletrônica e Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é que a primeira destina-se a registrar a venda de produtos (cosméticos, alimentos, brinquedos, entre outros), enquanto a segunda, a prestação de serviços (organização de eventos, conserto de automóveis, corte de cabelo, entre outros).

2. Órgão de validação: Os órgãos responsáveis por emitir, cadastrar e validar a NF-e a NFS-e são distintos, o que se reflete no tipo de tributação e velocidade de cada processo. Enquanto as “notas eletrônicas” devem ser geradas pelo contribuinte e transmitidas, devidamente assinadas, para a Secretaria de Fazenda (SEFAZ), as “notas de serviços” devem ser passadas para a Prefeitura Municipal por meio do Recibo Provisório de Serviços (RPS).

3. Geração do documento: A Nota Fiscal Eletrônica é gerada pelo sistema do contribuinte, assinada digitalmente e transmitida à Secretaria de Fazenda Estadual, a qual valida as informações e concede a autorização de uso. No caso da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica existe a figura do Recibo Provisório de Serviços, que deve ser gerado pelo sistema do contribuinte e transmitido para a prefeitura. Ela, por sua vez, transforma o RPS em NFS-e e disponibiliza o arquivo no formato XML. Nesse processo, há modelos (a maioria) que exigem Certificação Digital e outros que não.

4. Sistema de emissão: A Secretaria de Fazenda disponibiliza em seu site um sistema que pode ser baixado gratuitamente para a emissão da NF-e. Contudo, sua utilização tende a ser desgastante em algumas situações, uma vez que o preenchimento deve ser realizado de forma manual, o que deixa o processo vulnerável a erros humanos. Já a NFS-e geralmente pode ser digitada no portal web disponibilizado pela prefeitura. Porém, essa solução também costuma ser limitada, além de burocrática.

5. Modelo de integração: Seguindo um modelo padrão para todo país, a Nf-e é encaminhada para a Secretaria Estadual, que irá (ou não) autorizar os arquivos eletrônicos num processo facilitado e agilizado. Se a empresa tiver filiais em mais de um estado, nada mudo: o layout do arquivo continua sendo o mesmo. De modo diferente, a NFS-e é encaminhada para a prefeitura, a qual não conta com um modelo padronizado. Cada município tem suas particularidades e isso requer diferentes padrões técnicos de integração. Como os sistemas oferecidos pelas prefeituras costumam ser pouco práticos, soluções diferenciadas acabam se tornando a melhor opção.

6. Tempo de processamento: Como o modelo da NF-e é padronizado, ela é, na maior parte das vezes, processada muito rapidamente e para solicitar seu cancelamento o contribuinte tem até 168 horas. Com relação à NFS-e, por outro lado, a prefeitura pode levar, em alguns casos, até 10 dias para processar o RPS no documento fiscal. Seu cancelamento é variável de acordo com a legislação de cada município, porém, é comum que ele possa ser feito até o pagamento do ISS. Em algumas cidades o cancelamento pode acontecer também via processo administrativo.

Esse artigo saiu primeiro no Bob Software Meu Blog! com referência a Portal Administradores.

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Categorias: Contabilidade, Negócios

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