10 dicas para manter a organização no ambiente de trabalho

Quando falamos em ambiente de trabalho não podemos só pensar na mesa de trabalho ou secretária. É tudo o que está ao seu redor, desde o momento em que você entre na sua casa ou escritório, até ao mais ínfimo pormenor da limpeza do banheiro. Tudo isto influencia a sua criatividade, mas acima de tudo passa uma imagem ao cliente de desorganização. Imagine que vai a uma loja e vê pó por cima de tudo. Com que imagem você fica daquela empresa? Seguem as dicas:

1. TENHA O QUE MAIS UTILIZA, À MÃO

Com certeza você utiliza mais alguns objetos que outros. Os jornalistas freelancer têm maior tendência a usarem o celular enquanto um fotógrafo freelancer irá necessitar constantemente de uma máquina fotográfica por exemplo. Um dos segredos para conseguir manter a organização no ambiente de trabalho é ter apenas o mais essencial à mão. É claro que pode criar o hábito de tirar alguns minutos do dia para arrumar a sua secretária. Mas se os poder poupar, porque não fazê-lo?

2. TENHA O QUE MENOS UTILIZA, BEM ORGANIZADO E FORA DO CENTRO

Ok, depois de termos tudo o que necessitamos à nossa frente, está na hora de deixar de lado aquilo que raramente usamos: carimbos, tinteiros de impressora ou microfone do computador. Contudo, não caia no erro de colocar isso em qualquer lugar. Tenha bem definido onde estão todos esses acessórios para que, quando precisar deles, não perca muito tempo à sua procura.

3. UTILIZE UMA CAIXA DO “DEIXA TUDO”

O leitor neste momento deve se estar a questionar o que é esta caixa do “deixa tudo”, mas já a seguir vai perceber bem o que é e para que serve. Quando você chega da rua qual é normalmente o seu primeiro gesto? Tirar o que tem dos bolsos, incluindo papéis, chicletes ou cartões de visita. Apesar de não ser errado fazê-lo, este hábito faz com que muitas vezes passado uma hora fique sem saber onde os colocou. Para evitar isso, crie uma caixa do “deixa tudo”, onde você irá colocar tudo aquilo que retira dos bolsos quando chega da rua. No final do dia, basta esvaziá-la e pronto! Mas deixo-lhe um aviso: retire mesmo ao final do dia, caso contrário irá deixar acumular e torna-se numa confusão tremenda.

4. RETIRE OS MÓVEIS DESNECESSÁRIOS

Você lembra-se do que diz a Lei de Pareto? 80% das causas advêm de 20% das suas atitudes. Ora, com certeza utiliza apenas 20% das coisas que tem no seu escritório. Uma das coisas que mais me chama a atenção na organização (ou a falta dela) são aqueles móveis empilhados de coisas que no final apenas servem pa ocupar espaço, visto que o que está neles raramente é utilizado. Por isso, se quiser manter a organização do seu ambiente de trabalho, troque esses móveis de local e deixe o seu espaço mais simples.

5. TENHA GAVETAS BEM DOCUMENTADAS

Para manter a produtividade e não ganhar desmotivação no trabalho, é importante que não perca muito tempo e seja efetivo naquilo que está fazendo. Ficar o tempo todo procurando papéis pode acabar com a sua concentração. Para que isso não aconteça, tenha as gavetas bem documentadas e dividas por pastas, tal como faz no computador. Ficam aqui alguns exemplo:

  • Faturas de pagamentos
  • Revistas e publicações que tenha de ler
  • Documentos do trabalho
  • Dossiês com projetos de clientes
  • Acessórios como tesouras ou papéis
  • Papéis para a impressora

6. TENTE GUARDAR O MÁXIMO DE COISAS NO COMPUTADOR

Sei que corre sempre o risco de perder tudo caso aconteça algum problema, mas a verdade é que manter tudo no computador é uma maneira de evitar um grande número de papéis. Ferramentas como o Evernote tornam o seu trabalho bem mais fácil, além de poder aceder às suas informações a qualquer local do mundo. Uns pequenos papéis para lhe lembrar de coisas mais urgentes é a unica coisa que deve tentar ter na sua secretária no que toca a papelada.

7. MANTENHA OS FIOS BEM ORGANIZADOS

Comecei a ter mais cuidado com os fios do computador a partir do momento em que parti o meu primeiro laptop por ter tropeçado nos fios dele. Desde essa data, fios é algo que tento sempre evitar ter no meu escritório. Como pode fazê-lo? A primeira coisa a fazer é tentar usar o máximo de utensílios sem fio como o mouse ou a impressora. Depois, aqueles que restam tentar reuni-los colocando algo para prendê-los como um esparadrapo. O importante é evitar pés presos nos fios.

8. DEFINA UMA HORA PARA SAIR

Se fizer uma análise, verá que com o evoluir do dia, a tendência é sempre de ser cada vez mais desorganizado. É algo completamente normal, visto que está mais cansado e as forças para manter a organização acabam sendo poucas. Definir uma hora para sair vai ajudar neste aspecto, pois ao fazer mantêm-se apenas a trabalhar em períodos que esteja mais concentrado.

9. RETIRE TUDO O QUE SEJA UTILIZADO POR OUTROS

Este ponto serve para aqueles que trabalham em casa ou então que tenham alguma equipe. Com certeza já reparou que existem aqueles objetos que outras pessoas vão buscar à sua secretária: canetas, folhas ou esparadrapos. O fato de estarem constantemente na sua secretária, além de prejudicar a sua produtividade, faz com que retirem total organização do seu trabalho, pois você começa a perder a organização de onde estão as coisas. Como mudar este cenário? É simples. Faça uma análise e veja quais são os objetos que lhe retirem. Compre novos e deixe-os num lugar comum, onde qualquer um possa retirar e não prejudique ninguém.

10. COLOQUE O LIXO PERTO DO… LIXO

“Ai agora não vou colocar isto no lixo porque está longe”. Este pensamento ou atitude leva a que muitas vezes acumule lixo na sua secretária. Esqueça isso. Existe uma forma fácil de evitar esse problema: colocando o lixo perto do local onde ele é produzido. Isto não é uma atitude preguiçosa mas sim inteligente, fazendo com que perca menos tempo e evite a desorganização.

Escrito por Luciano Larrosa com o título original “10 conselhos para manter a organização do ambiente de trabalho” para Escola Freelancer

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Categorias: Comportamento, Empreendedorismo, Gestão

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